Vous recherchez un centre de séminaire à Paris ? Certes, avec toutes les offres, on peut s’y perdre, entre hôtel, salle de conférence, château, chalet… Comment faire le bon choix ? Voici quelques conseils et astuces pour trouver l’endroit idéal.
Comment réussir l’organisation d’un séminaire ?
Organiser un séminaire n’est pas du tout une mince affaire. Vous devez étudier les moindres détails et prévoir un plan B. Pour ce faire, il est nécessaire de définir en avance le déroulé du séminaire professionnel :
Les besoins techniques : projection, visioconférence, paperboard, tables rondes, les écrans LCD… Attention ! Soyez attentif à la qualité des matériels mis à votre disposition, car vos collaborateurs doivent entendre clairement ce que vous avez à leur dire !
Les besoins logistiques : modularité des espaces, moyens pour transporter les matériels et les invités, etc.
Les besoins en espace : quel est le nombre des invités ? Si le séminaire d’entreprise dépasse une journée, alors, vous devez réserver un logement pour chacun de vos invités.
Les animations et activités : le séminaire doit se dérouler dans un cadre motivant. Vous pouvez par exemple ajouter un team building pour resserrer les liens entre les collègues et détendre l’atmosphère. De la sorte, préférez un centre proche des activités.
Le cocktail, apéritif, repas ou banquet : ils seront toujours les bienvenues quel que soit l’heure de la journée. Vous pouvez commander des plats sur mesure pour épater vos convives.
L’agencement de la salle : la disposition des chaises peut prendre la forme en U ou des salles de spectacles, selon vos envies.
Comment choisir un centre de séminaire ?
Le choix d’un centre de séminaire d'entreprise ne se fait pas sur un coup de tête. Puisque c’est un évènement professionnel qui va influencer sur l’image de marque d’une entreprise, il faudrait réaliser une étude du projet avant même de commencer à organiser le séminaire.
Tout d’abord, il est essentiel de définir l’objet du séminaire. Cette étape est incontournable pour vous aider à bien choisir le lieu le plus adapté à votre projet. Quels sont les objectifs visés par les organisateurs ? Quel est l’intérêt d’organiser ce séminaire ? Ensuite, déterminez la région. Paris est la ville idéale pour réunir vos collaborateurs. Elle dispose de nombreux lieux évènementiels pouvant correspondre à toutes les attentes. Pour rendre l’évènement mémorable, vous pouvez choisir un lieu hors du commun ! Concernant la logistique, si les participants doivent se rendre sur place par leurs propres moyens, alors, mieux vaut choisir un centre non loin de la ville, accessible en voiture ou en métro.
Par ailleurs, vous devez également prendre en compte la saison. En temps non pluvieux, vous pouvez organiser des activités extérieures ou même réaliser le séminaire en plein air. De même, la période peut aussi influencer sur le prix, car en haute saison, vous ne parviendrez pas à trouver des salles au meilleur prix. D’ailleurs, vous devez faire une réservation le plus tôt possible afin d’éviter toutes mauvaises surprises.
En outre, prenez également en compte la capacité d’accueil et la qualité des services. Pour rehausser la réputation de votre entreprise, privilégiez une salle haut standing capable d’accueillir la totalité des invités : une salle ni trop petite ni trop grande. Et n’oubliez pas de vous renseigner sur les options offertes par l’établissement pour un séminaire agréable et confortable. Enfin, le profil des invités vous aidera à déterminer le type de salle le plus approprié. Bien sûr, on n’accueille pas les salariés et les partenaires professionnels dans un même endroit.
Enfin, il est essentiel de choisir un centre adapté à votre budget. Si vos moyens vous le permet, vous pouvez choisir des endroits insolites pour casser la routine quotidienne.
En tout cas, vous pouvez opter pour un centre de séminaire d'entreprise à Paris qui propose des activités en plein air si vous voulez motiver votre équipe.
Que faire pour trouver un centre de séminaire à Paris ?
Certes, de nombreux professionnels se posent la question : comment trouver un centre de séminaire sans payer le prix fort ? Ben, il faudrait consacrer un peu de temps à la recherche. Vous avez d’ailleurs plusieurs options :
Faire des recherches à proximité pour gagner du temps
Faire travailler votre réseau de connaissance pour dénicher un bon coin pas cher
Ou faire des recherches sur internet
Faites une check-list des centres et hôtels qui attirent votre attention et établissez un premier contact téléphonique. Puis demandez un devis personnalisé en listant les détails suivants : date du séminaire avec horaire d’arrivée et de départ, nombre de participants, types de salle, besoin en chambres et autres prestations. Après, procédez à l’étude des offres que vous aurez en main. Néanmoins, ne vous jetez pas sur le moins cher ou sur le premier venu. Si possible, rendez-vous sur place. La première impression est très importante ! C’est d’ailleurs une occasion à ne pas manquer pour poser des questions et communiquer des demandes spécifiques.
Attention ! Un prestataire qui vous envoie des réponses dans un délai court, c’est une marque de professionnalisme et d’efficacité.
Qui plus est, les lieux de séminaires exigent un paiement à l’avance ou un acompte. Et c’est tout à fait normal. Cependant, négociez avant de payer. Et lisez attentivement les clauses du contrat afin d’éviter les déconvenues plus tard : les conditions d’annulation, les prestations incluses dans le tarif, les matériels à votre disposition, etc. À l’évidence, pour certains hôtels, vous risquez de payer jusqu’à 80% du montant convenu en cas d’annulation.
Comment envoyer les invitations ?
Les canaux d’invitation choisie dépendent du type d’évènement. En vérité, pour les équipes en interne, vous pouvez procéder par voie électronique ou orale. Sinon, un simple affichage peut suffire. En revanche, si vous devez inviter des personnes externes, le choix repose sur le profil des invités et le standing de l’évènement. Pour un séminaire haut de gamme, l’idéal serait d’envoyer une invitation imprimée avec talon réponse ou un programme par messagerie accompagné d’un formulaire d’inscription électronique. Pour un évènement à caractère public, il faudrait penser à intégrer une stratégie marketing digitale en alternance avec les canaux traditionnels pour toucher le maximum de cibles.
Remarque : Une semaine avant le jour J, pensez à rappeler les invités pour la confirmation de leur présence.
Petits conseils !
Au moment où vous confirmez votre commande auprès d'un prestataire, faites-le par écrit pour éviter les malentendus. Puis, vérifiez les conditions générales de vente. En même temps, ne laissez pas les autres interlocuteurs sans réponses. Annulez vos autres demandes pour montrer votre respect envers eux.
Pour remercier les participants, offrez-leur un souvenir comme des objets personnalisés ou des gadgets. Ce sera à la fois un cadeau qui surprendra les destinataires mais c’est également un outil de communication redoutable !
Si le séminaire professionnel à Paris prévoit plusieurs langues (discussions, présentation, etc.), il faudrait songer à la solution de traduction la plus simple et la plus pratique. Dans certains cas, recourir à un service d’interprétariat professionnel serait plus judicieux.
Pour un évènement qui se déroule en toute sérénité, prévoyez la production de badges ou de nominettes de table. Mais dans ce cas, vous devez désigner une ou deux personnes qui se chargeront de la distribution à la porte d’entrée. Assure-vous que tout ce passe sans encombre en planifiant un plan B car on ne sait jamais...