Comment utiliser un agenda partagé ?

Publié le : 16 août 20216 mins de lecture

Excellent outil de planification, l’agenda est indispensable pour aider à gérer le temps efficacement, que ce soit dans la vie privée ou dans la vie professionnelle. Les agendas partagés permettent à tous les membres d’accéder aux agendas de chacun au sein de l’entreprise. Il est mis à jour en temps réel et permet à chacun, en fonction du planning, d’organiser son temps de travail.

Le fonctionnement de l’agenda partagé

L’accès à l’organisateur en ligne requiert un mot de passe. Les collaborateurs peuvent accéder à l’information simplement, en consultant ou en saisissant des événements et des rendez-vous. L’administrateur du calendrier partagé peut ajouter, supprimer des personnes et gérer les autorisations d’accès, que ce soit un accès complet ou en consultation. La publication des informations dans l’agenda partagé peut être basée sur la date, la durée ou nature de l’événement qu’elle soit professionnelle ou privée. La disponibilité, la fréquence de l’événement et son importance sont également des critères de mise en ligne dans l’organiseur en ligne. Il est accessible depuis n’importe quel ordinateur, smartphone ou assistant personnel. Les fonctionnalités de l’agenda en ligne permettent d’envoyer automatiquement des e-mails pour informer l’administrateur des ajouts, des modifications ou des suppressions au sein du calendrier partagé. La planification automatique des événements récurrents et la notification des ressources matérielles associées à l’événement sont également comprises dans l’agenda en ligne. Dans le cadre familial, l’utilisation de ce type d’agenda est fortement bénéfique puisque s’il n’est pas partagé, la responsabilité retombera toujours sur une seule personne. La personne qui gèrera tout l’agenda familial devra toujours tout prendre en compte et devra constamment rappeler aux autres membres de la famille les programmes. Pour plus d’informations, joynit.fr

Simplifier le travail en équipe

La transparence est importante au fonctionnement d’un groupe. Les calendriers partagés améliorent le travail d’équipe, notamment en facilitant la circulation de l’information et simplifiant l’organisation du travail. En plus de consulter leurs propres horaires, les membres de l’équipe peuvent également consulter les horaires de leurs collègues. De cette façon, chacun est informé des tâches sur lesquelles les membres travaillent, le temps libre et le nombre de jours de congé de chaque membre de l’équipe pour faciliter la planification des réunions et des travaux de groupe. Une fois que la tâche est attribuée ou modifiée, que la date limite approche ou que la tâche est terminée, toute l’équipe en sera informée. Il devient plus facile au chef de projet d’équilibrer la charge de travail en tenant compte des obligations et de la disponibilité de chaque employé. Aucune formation n’est requise pour utiliser un agenda en ligne, de simples connaissances suffisent, de façon à pousser les membres à utiliser cet outil au lieu des agendas papier. L’utilisation est simple et bénéfique à l’entreprise puisqu’elle permet de planifier les tâches, ajouter des balises à chaque projet, afficher les délais de réalisation de chaque tâche et consulter les horaires de rendez-vous fixés ou proposés.

Faciliter l’organisation

Auparavant, organiser simplement une réunion de suivi et trouver un marché de niche qui convienne à tout le monde pouvait être un véritable défi. Avec l’agenda partagé, plus besoin d’appeler ou d’envoyer un e-mail à chacun des collaborateurs pour trouver le lieu idéal pour une réunion, un évènement ou un déjeuner. Il est désormais plus facile de voir en temps réel et en un coup d’œil la disponibilité des participants. La création d’une demande de rendez-vous peut se faire en quelques clics, ainsi que l’invitation des collaborateurs et des invités externes tels les fournisseurs, les prestataires, les clients et les partenaires. Une fois le créneau choisi, une invitation électronique sera automatiquement envoyée aux participants, qui n’ont qu’à accepter la réunion pour la faire figurer dans leur propre agenda. Une notification pour les informer leur sera envoyée le jour J, que la réunion se tienne ou soit annulée, déplacée. Une planification à l’avance des activités régulières, telles que des réunions de suivi hebdomadaires ou même le petit-déjeuner d’équipe du matin peut être également faite.

De professionnel à personnel

L’utilisation de l’agenda en ligne peut bénéficier dans la centralisation des tâches, que ce soit au bureau ou au foyer. Tout le monde peut accéder au planning, avec une concentration en un seul endroit et la visibilité en un coup d’œil des programmes, dispensant ainsi la vérification de différents endroits pour connaître l’activité d’un membre de la famille. L’utilisation de l’organiseur en ligne aide également dans le partage des responsabilités, et de ce fait partage la charge mentale puisque l’organisation ne dépend plus d’une personne, mais de tous les utilisateurs qui partagent l’agenda. Un de ses autres avantages familiaux est la récurrence. Grâce à l’agenda en ligne, il devient facile de répéter les activités quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles en ne créant qu’un un rendez-vous et le répéter au besoin tel les activités parascolaires des enfants et les tâches ménagères dans la maison.

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